Was Sie über VoIP und IP-Telefone wissen sollten
20.10.2023
Die analoge Telefonie über Telefon- oder ISDN-Leitungen verliert zunehmend an Bedeutung. An ihre Stelle tritt Voice-over-IP (VoIP). Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von der Sprachkommunikation über das Internet profitiert und worauf es bei VoIP-Telefonen ankommt.
Was ist VoIP?
VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“. Dabei handelt es sich um eine Technologie, bei der die Sprachkommunikation über das Internet erfolgt. VoIP nutzt zur Übertragung der Sprachdatenpakete das Internet-Protokoll (IP). Dabei werden analoge Audiosignale in digitale Datenpakete umgewandelt, über das Internet verschickt und beim Empfänger wieder in Audiosignale transformiert.
Das Internet Protocol ist das Basis-Protokoll, um Datenpakete über das Internet zu übertragen – damit bildet es die Grundlage des Internets. Es ermöglicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Geräten und Netzwerken durch die Adressierung und das Routing von Datenpaketen. Jedes Gerät, das mit dem Internet verbunden ist, besitzt in der Regel eine eigene IP-Adresse.
Häufig handelt es sich bei der IP-Telefonie um cloudbasierte Kommunikationslösungen. Alternativ können Unternehmen sich für eine selbst gehostete On-Premises-Lösung entscheiden, die auf firmeneigenen Servern betrieben wird.
Wie funktioniert IP-Telefonie?
Statt auf herkömmliche Telefonleitungen angewiesen zu sein, ermöglicht VoIP die Übertragung von Sprache über das Internet oder andere IP-basierte Netzwerke. Grundlegend funktioniert das, indem analoge Sprachsignale durch ein Mikrofon erfasst und anschließend digitalisiert werden. Die Sprachdaten werden daraufhin in kleine Datenpakete aufgeteilt und mittels spezieller Protokolle, wie z. B. RTP (Real-Time Transport Protocol), über das Internet an einen Empfänger gesendet.
Während der Übertragung werden die Sprachpakete anhand der IP-Adressen des Absenders und Empfängers korrekt geroutet (zu Deutsch: „geführt“). Beim Empfänger werden die Datenpakete wieder entpackt und in analoge Signale zurückgewandelt, um sie hörbar zu machen. Das passiert so schnell, dass die kontinuierliche Datenübertragung eine nahezu Echtzeit-Sprachkommunikation zwischen den Parteien ermöglicht.
Die Datenpakete enthalten neben den Sprachdaten auch Informationen über die Quelle, das Ziel und die Sequenz der Daten. Die Sequenz beschreibt die richtige Anordnung der Datenpakete, die während der Übertragung beibehalten werden muss. Nur wenn die Pakete in der richtigen Reihenfolge ankommen und wieder zusammengesetzt werden, kann die Sprachkommunikation korrekt wiedergegeben werden.
Neben dem IP-Netz spielen dabei Netzwerkkomponenten wie Router, Switches, Load Balancer, Netzwerk-Switches, SIP-Trunk sowie weitere Protokolle eine Rolle.
- Switches sind Geräte, die den Datenverkehr innerhalb eines IP-Netzwerks steuern und verschiedene Geräte miteinander verbinden.
- Load Balancer verteilen den Netzwerkverkehr auf mehrere Server oder Ressourcen, um die Last gleichmäßig zu verteilen und die kontinuierliche Verfügbarkeit bzw. Performance des IP-Netzwerks zu gewährleisten.
- Das Session Initiation Protocol (SIP) bzw. der SIP-Trunk als virtueller Kanal, fungiert als virtueller Telefonanschluss. Es ermöglicht die Kommunikation mit externen Teilnehmenden, während das IP-Telefon die Benutzerschnittstelle darstellt, über die die Kommunikation erfolgt.
- Das Netzwerkprotokoll Quality of Service (QoS) flankiert das SIP und stellt eine optimale Übertragungsqualität sicher.
Vorteile für Unternehmen
IP-Telefonie bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- Nutzung des bestehenden IP-Netzwerks: Eine IP-Telefonanlage lässt sich meist problemlos in das bestehende IP-Netzwerk eines Unternehmens integrieren – einschließlich der Verwendung IP-fähiger Festnetztelefone. So können Unternehmen meist auf eine potenziell umständliche und kostenintensive Installation von klassischen Telefonanlagen verzichten.
- Kosteneinsparungen: VoIP ermöglicht es, die Telekommunikationskosten erheblich zu reduzieren – insbesondere, wenn Sie sich für ein Angebot mit Allnet-Flat entscheiden. Mit einer cloudbasierten Telefonanlage sparen Sie zudem Wartungskosten, da Ihr Provider die Instandhaltung der Server übernimmt.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Betriebe profitieren von agilen Anpassungsmöglichkeiten an Veränderungen, etwa durch die schnelle Bereitstellung zusätzlicher Nebenstellen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder neue Standorte.
- Umfangreiche Funktionalität: Sie können VoIP-Anlagen in Unified Communications Plattformen wie Microsoft Teams integrieren. Dadurch vereinen Sie etwa Telefonie, Chat und Online-Meetings in einer Plattform und verbessern so Effizienz und Zusammenarbeit.
- Standortunabhängigkeit: Ihre Angestellten können von überall aus telefonieren, solange eine stabile Internetverbindung besteht. Digitale Telefonanlagen lassen sich z. B. auch auf Firmenhandys und Computern betreiben. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind so auch beim mobilen Arbeiten über die Festnetznummer des Büros erreichbar.
- Hohe Sprach- und Videoqualität: Mit entsprechenden Endgeräten und einer schnellen Internetverbindung bietet VoIP hohe Sprachqualität und reibungslose Echtzeitkommunikation.
- Zentrales Management: Eine virtuelle Telefonanlage kann flexibel über eine zentrale Oberfläche verwaltet werden.
Das sollte ein VoIP-Telefon können
Da es sich bei VoIP-Telefonanlagen um Softwarelösungen handelt, können Sie und Ihre Angestellten diese auf Computern oder Smartphones nutzen. Für den Einsatz im Büro kommen auch weiterhin Tischtelefone in Frage. Diese müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllen, damit sie mit VoIP-Technologie nutzbar sind.
Solche Geräte tragen die Bezeichnung VoIP-Telefon, IP-Telefon oder SIP-Telefon. Sie ähneln den bekannten analogen Telefonen optisch sehr, setzen aber auf einen Anschluss, der mit einer digitalen Datenleitung verbunden wird, statt mit der analogen Telefonleitung. Außerdem bieten sie durch ihre VoIP-Fähigkeit zahlreiche neue Möglichkeiten:
- Klassische Telefonfunktionen wie das Weiterleiten, Umleiten, Makeln und Halten von Anrufen stehen mit VoIP-Telefonen weiterhin zur Verfügung.
- Die meisten VoIP-Telefone unterstützen die Verwaltung mehrerer Leitungen auf einem Gerät.
- VoIP bietet die Möglichkeit, eine Caller-ID anzeigen zu lassen. Das bedeutet, Ihre Kundinnen und Kunden sehen bei einem Anruf die Nummer Ihrer Firma. Umgekehrt sehen auch die angerufenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Nummer der Anrufenden und können z. B. Rückrufe über die Software einfacher organisieren. Ein Tischtelefon sollte folglich über ein Display und eine intuitive Bedienung verfügen.
- Um das volle Potenzial einer virtuellen Telefonanlage zu nutzen, ist es sinnvoll, wenn Tischtelefone per USB mit einem Computer verbunden werden können. So bedienen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Telefon wahlweise auch per PC, etwa um Kundennummern aus der Datenbank zu wählen.
- Um das VoIP-Telefon auch mit einem Headset zu nutzen, sollte es über Bluetooth oder einen entsprechenden Anschluss (Klinke oder USB) verfügen. Das ist besonders dann empfehlenswert, wenn in einem Büro mehrere Angestellte gleichzeitig telefonieren.
- In Großraumbüros oder lauten Umgebungen kann auch eine eingebaute Technologie zur Unterdrückung von Umgebungsgeräuschen sinnvoll sein.
- Einige VoIP-Telefone verfügen über Kameras und unterstützen Videotelefonie.
IP-Telefonlösungen nach Unternehmensbranche
Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an die Kommunikation und unter Umständen Bedarf an spezifischen Funktionen. Für die Auswahl eines passenden IP-Telefons ist also auch die Branche entscheidend, in der Ihr Unternehmen tätig ist.
Verfügen Sie über einen großen Kundenstamm, den Sie mit einem CRM-System verwalten, ist es sinnvoll, wenn Sie sowohl Ihre digitale Telefonanlage als auch die angeschlossenen Geräte mit Ihrem Kundenmanagementsystem verbinden.
Unternehmen im Gesundheitsbereich müssen IP-Telefonlösungen nach den strengen rechtlichen Vorschriften für Krankenhausinformationssysteme einrichten und nutzen. Hier empfehlen sich z. B. Lösungen, die eine besonders hohe Datensicherheit durch Verschlüsselung der Kommunikation bieten.
Um die für Ihr Unternehmen optimal passende VoIP-Telefonanlage und entsprechende Hardware zu finden, empfiehlt es sich zunächst Ihre Kriterien aufzulisten und anschließend nach entsprechenden Produkten zu suchen und Anbieter direkt nach diesen Anforderungen zu fragen.
VoIP im Überblick
- VoIP ist eine Technologie, die es ermöglicht, Sprachkommunikation über das Internet oder andere IP-basierte Netzwerke zu übertragen. Dabei werden analoge Sprachsignale in digitale Datenpakete umgewandelt.
- Mit IP-Telefonie nutzen Sie Ihr bestehendes IP-Netzwerk. Das spart Kosten und erleichtert die Installation.
- Durch die Einbindung von Unified Communications-Plattformen wie Microsoft Teams, profitieren Sie von erweiterten Funktionen wie Chat und Online-Meetings.
- VoIP-Telefone werden auch als IP- oder SIP-Telefone bezeichnet. Sie lassen sich direkt mit Ihrer digitalen Telefonanlage verbinden und nutzen. Sie bieten zahlreiche Funktionen moderner VoIP-Telefonie – bis hin zu Videokonferenzen.
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Häufig gestellte Fragen
Für die Nutzung von VoIP ist entweder ein speziell für VoIP konzipiertes IP-Telefon oder ein Analog-Telefon-Adapter (ATA) erforderlich. Solche Adapter wandeln analoge in digitale Signale um und machen dadurch analoge Telefone per VoIP nutzbar. Der Funktionsumfang dedizierter IP-Telefone ist jedoch in der Regel größer.
Voraussetzung für die Nutzung von VoIP ist eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite für eine gute Sprachqualität. Zudem benötigen Sie eine VoIP-Telefonanlage. Nicht zuletzt benötigen Sie einen SIP-Trunk, der die Verbindung zwischen Telefonanlage und Endgeräten herstellt. Zudem benötigen Sie einen VoIP-Service-Provider, der das System betreut.
VoIP auf dem Handy lässt sich in der Regel mit einer VoIP-App nutzen, die es ermöglicht, Sprachanrufe über das Internet, statt über das herkömmliche Mobilfunknetz zu tätigen. Eine aktive Internetverbindung, sei es über WLAN oder mobile Daten, ist dabei erforderlich.
Diese Lösung ist nicht identisch mit WLAN-Telefonie, die zwar ebenfalls auf VoIP-Technologie setzt, dabei aber lediglich ein verfügbares WLAN-Netz statt des Mobilfunknetzes verwendet. Die Möglichkeiten einer VoIP-Telefonanlage stehen bei WLAN-Telefonie nicht zur Verfügung.
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