Unified Communications & Collaboration: Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Fokus

Was ist UCC?

Bei Unified Communications & Collaboration (UCC) handelt es sich um die Bündelung verschiedener Werkzeuge der Kommunikation und Zusammenarbeit in einem einzigen System. Der Begriff lässt sich mit „vereinheitlichte Kommunikation und Zusammenarbeit“ ins Deutsche übersetzen. 

Ziel der UCC ist, dass Ihre Belegschaft effizienter kommuniziert, Informationen austauscht und gemeinsam an Projekten arbeitet – unabhängig davon, wo sie sich befindet oder welche Geräte sie nutzt. 

UCC vereint alle Kommunikationsmedien in einer Anwendungsumgebung. Darunter fallen naheliegende Kanäle wie E-Mails und Videokonferenzen genauso wie Instant Messaging, Telefonie über Festnetz und Mobilfunk, Filesharing und Bildschirmfreigaben.  

Die Technologie hinter UCC basiert auf IP-Netzen, nutzt also die Infrastruktur des „normalen“ Internets. Zu den Voraussetzungen für die reibungslose Nutzung zählen hierbei:

• eine leistungsstarke Netzwerkinfrastruktur
• eine stabile Internetverbindung
• kompatible Endgeräte

Was ist UCC-as-a-Service?

Da UCC explizite technische Lösungen erfordert und Vorkehrungen zur Datensicherheit benötigt, gibt es UCC-as-a-Service (UCCaaS). Bei UCCaaS stellt ein Anbieter die benötigten Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit als cloudbasierte Dienste bereit. Ihre Beschäftigten greifen auf eine integrierte Suite mit vorher definierten Kommunikationswerkzeugen zu.

Dabei kommen die Vorteile von Cloud-Lösungen zum Tragen: Das UCCaaS-Modell ist nach Belieben skalierbar, flexibel und kosteneffizient. So ersparen Sie sich Investitionen in physische Hardware. Zudem müssen Sie die entsprechende Infrastruktur in Ihrem Unternehmen nicht selbst betreiben und warten.

Diese Funktionen bieten UCC-Plattformen

UCC-Plattformen bieten eine beinahe endlose Menge an Funktionen und Möglichkeiten:  von E-Mail, Voicemail und Terminplanungstools über Videokonferenzen und Voice-over-IP-Telefonie bis hin zu virtuellen Whiteboards. Wichtig ist daher, dass Sie im Vorfeld analysieren und definieren, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen sinnvoll sind und von Ihren Beschäftigten genutzt werden. 

UCC-Funktionen konzentrieren sich darauf, die Interaktion von Beschäftigten und Kundenstamm zu optimieren. Zu zentralen UCC-Features gehören daher Tools für Brainstorming, virtuelle Meetings und gegenseitiges Feedback. Eine Grundvoraussetzung ist, dass die Kommunikationsdienste leicht zugänglich sind, damit Ihre Beschäftigten problemlos auf der Plattform zusammenkommen und von UCC profitieren können – auch wenn sie über die ganze Welt verstreut arbeiten.

Die wichtigsten Funktionen einer UCC-Plattform sind

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  Sprachkommunikation: Dazu zählen verschiedene Kanäle wie IP-Telefonie, Voice-over-IP (VoIP) und Softphones. Ebenso umfasst Sprachkommunikation intelligente Zusatzfunktionen wie Voicemail-Nachrichten, Anrufweiterleitung und Konferenzschaltungen.
• Videokonferenzen: Spätestens die Coronapandemie hat virtuelle Meetings zum Teil des Arbeitsalltags vieler Menschen gemacht. Videokonferenzen sind integraler Bestandteil einer UCC-Lösung. 
• Instant Messaging: Mit Textnachrichten lässt sich in Echtzeit kommunizieren. Dieses UCC-Feature bietet üblicherweise auch Möglichkeiten wie Gruppenchats und Datenaustausch. 
• Präsenzinformationen: Bei diesem UCC-Feature sehen Ihre Beschäftigten, ob das Teammitglied, mit dem sie kommunizieren wollen, online ist. Das erspart vergebliche Kommunikationsversuche und verhindert unnötiges Warten auf Antworten. 
• Dateifreigabe und Onlinezusammenarbeit: Auf UCC-Plattformen nutzen Ihre Mitarbeitenden Dateien und Dokumente gemeinsam. Sie laden Dateien hoch, geben sie frei, bearbeiten und kommentieren sie. 
• Integration von Anwendungen: Häufig lassen sich wichtige Anwendungen wie Programme für Customer-Relationship-Management (CRM) oder Projektmanagement in die UCC-Plattformen integrieren. 
• Mobilität: Viele UCC-Plattformen sind über dezidierte Apps oder entsprechend optimierte Webanwendungen mobil nutzbar.

Die Anwendung von UCC-Lösungen in der Praxis

Durch die große Anzahl unterschiedlicher UCC-Werkzeuge auf dem Markt und die vielen Vorteile von UCC-Plattformen ergibt sich eine große Menge an Anwendungsmöglichkeiten in der Praxis. 

Optimierte telefonische Erreichbarkeit

Ein klassisches Praxisbeispiel für UCC-Lösungen ist die optimierte telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens. Durch die Implementierung von Unified Communications & Collaboration können Ihre Mitarbeitenden von ihren mobilen Geräten aus Funktionen nutzen, die bisher nur am PC oder (Tisch-)Telefon verfügbar waren. Anrufe werden zunächst von der Telefonanlage weitergeleitet, wodurch sowohl das Festnetzgerät als auch das Mobiltelefon klingeln. Nimmt beispielsweise ein Mitglied des Serviceteams den Anruf auf dem Mobiltelefon entgegen, wird auch das Festnetztelefon als „besetzt“ markiert.

Industrie und Baugewerbe profitieren von UCC

Ein branchenspezifisches Einsatzgebiet von UCC-Lösungen findet sich in der Automobilindustrie. Hier ist es üblich, dass einzelne technische Lösungen in Fahrzeuge eingebaut werden, die sich auf dem globalen Markt behaupten müssen. Das macht den Input von Beschäftigten beispielsweise aus dem Bereich Forschung und Entwicklung nötig. Diese Teams arbeiten teilweise in verschiedenen Teilen der Welt. Virtuelle Ansichten des Fahrzeugs und über UCC geteilte Entwürfe ermöglichen es diesen Abteilungen, effektiv ihre Beiträge zu leisten.

Dieses Beispiel lässt sich auch auf KMUs der Baubranche übertragen. Durch UCC können etwa die auf einer Baustelle tätigen Firmen verschiedener Gewerke auf Baupläne, virtuelle Modelle des Objekts und relevante Unterlagen zugreifen. Dadurch wird die Zusammenarbeit und Abstimmung untereinander effektiver und schneller. Z. B. können zeitintensive Ortsbegehungen zum Vermessen durch die Technologie reduziert werden, wenn die Daten über UCC-Komponenten nicht nur allerorts abrufbar, sondern auch unkompliziert auf virtuellem Wege besprechbar sind.

Weitere Anwendungsbeispiele 

Auch in anderen Sektoren finden sich UCC-Lösungen. Im Gesundheitswesen beispielsweise kommunizieren Ärzte und Ärztinnen unterschiedlicher Fachrichtungen über Videoanrufe. Oder sie tauschen via Messaging-Plattformen Informationen und Patientenbefunde aus – mit dem Einverständnis der Betroffenen. Gerade dort, wo der Zugang zu Facharztpraxen begrenzt ist, helfen UCC-Tools bei komplexen Fällen.

Auch in der Finanzindustrie haben Beratungsabteilungen mehr Möglichkeiten, die Kunden und Kundinnen zu kontaktieren und sich direkt mit anderen Abteilungen wie dem Risikomanagement oder Compliance auszutauschen. Alles im Rahmen der geltenden Datenschutzregeln.