RPA: Automatisierung 2.0 für Unternehmen
15.05.2024
Robotic Process Automation (RPA) hat in erster Linie nichts mit klassischen Robotern zu tun. Vielmehr handelt es sich um eine transformative Technologie, die Software-Bots nutzt. RPA unterstützt Unternehmen dabei, repetitive Aufgaben zu automatisieren und ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Erfahren Sie, wie RPA funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren können.
Was ist RPA?
Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Unternehmen, repetitive und regelbasierte Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Bots zu automatisieren. Diese „Bots“ (zu Deutsch: Roboter) können menschenähnliche Aufgaben auf einem Computer ausführen, indem sie Benutzeroberflächen manipulieren, Daten eingeben, Informationen verarbeiten und Entscheidungen treffen. Es handelt sich dabei also nicht um physische Maschinen wie Industrieroboter.
Im Wesentlichen handelt es sich bei RPA um eine Form der Automatisierung, die darauf abzielt, menschliche Arbeitskräfte von zeitaufwendigen, monotonen Aufgaben zu entlasten und sie für anspruchsvollere und wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. Dabei ist RPA darauf ausgelegt, in bestehende IT-Systeme und Anwendungen integriert zu werden.
Funktionsweise von RPA
RPA-Software arbeitet typischerweise auf einem virtuellen Desktop und interagiert mit anderen Anwendungen über die Benutzeroberfläche, ähnlich wie ein Mensch.
Die Bots können Aktionen wie das Öffnen von Anwendungen, das Ausfüllen von Formularen, das Extrahieren von Daten aus Dokumenten, das Senden von E-Mails und vieles mehr ausführen. Sie folgen dabei genau definierten Regeln und Anweisungen.
Es gibt verschiedene Arten von RPA, darunter unattended, attended und hybrid RPA.
- unattended RPA-Bots arbeiten ohne menschliche Überwachung im Hintergrund und automatisieren bestimmte Prozesse vollständig.
- attended RPA-Bots hingegen arbeiten mit menschlichen Nutzerinnen und Nutzern zusammen. Sie unterstützen bei Aufgaben, bei denen menschliche Entscheidungen erforderlich sind.
- hybrid RPA kombiniert Elemente aus beiden Ansätzen, um eine optimale Automatisierungslösung zu bieten.
Obwohl RPA noch neu ist, hat die Technologie bereits enorme Fortschritte gemacht und wird zunehmend von Unternehmen verschiedener Größen und Branchen eingesetzt. Die zukünftige Entwicklung von RPA wird voraussichtlich durch Fortschritte in Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) vorangetrieben, was zu noch intelligenteren und leistungsfähigeren Automatisierungslösungen führen könnte.
Dabei steht u. a. Artificial Intelligence of Things (AIoT) im Fokus. RPA ergänzt AIoT, indem es die Automatisierung von Prozessen, Datenintegration, Fehlererkennung, Predictive Maintenance und die Verbesserung der Benutzererfahrung durch intelligente Automatisierung unterstützt.
Die Vorteile von Robotic Process Automation im Überblick
Robotic Process Automation bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Im Folgenden fassen wir einige der wichtigsten Vorteile von RPA zusammen:
- Effizienzsteigerung: RPA ermöglicht es, Arbeitsprozesse rund um die Uhr durchzuführen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz.
- Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung menschlicher Arbeitszeit und die Minimierung von Fehlern können Unternehmen ihre Kosten senken und Arbeitskräfte auf wertschöpfende Aufgaben verteilen.
- Genauigkeit und Konsistenz: RPA-Bots arbeiten mit einer hohen Genauigkeit und Konsistenz. Das führt zu verbesserter Datenqualität und fundierteren Entscheidungen.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: RPA-Lösungen sind flexibel und können je nach Bedarf schnell skaliert werden, um sich verändernden Anforderungen jederzeit gerecht zu werden.
- Zufriedenheit und Innovation: Die Belegschaft von monotonen Aufgaben zu befreien und mit anspruchsvolleren Tätigkeiten zu betrauen, trägt zur Zufriedenheit bei und fördert die Innovationskraft des Unternehmens.
Welche Arten von Prozessen eignen sich besonders zur Automatisierung?
Grundsätzlich eignet sich RPA für bestimmte Prozesse besonders gut. Das sind oft sich wiederholende Aufgaben. Darunter fallen z. B. Datenverarbeitung oder regelbasierte Entscheidungsprozesse. In diesen Bereichen können Sie RPA in der Regel auch in Ihrem Unternehmen implementieren:
- Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung: Die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozessen, einschließlich Rechnungseingang, Datenextraktion und Buchung, trägt dazu bei, den Zahlungszyklus zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit der Buchhaltung zu verbessern.
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Automatisierungslösungen für das Customer-Relationship-Management unterstürzen Ihr Unternehmen dabei, Kundenkontakte zu verwalten, Marketingkampagnen zu automatisieren, Leads zu qualifizieren und den Vertriebsprozess zu optimieren.
- Bestell- und Lagerverwaltung: Durch die Automatisierung von Bestell- und Lagerverwaltungsprozessen können Sie Bestandsniveaus effizienter verwalten, Bestellungen automatisch auslösen und Lieferkettenengpässe minimieren.
- Kundenservice und Support: Automatisierungslösungen für den Kundenservice und -support können Sie dabei unterstützen, Kundenanfragen zu erfassen, zu kategorisieren und zu priorisieren, Antworten automatisch zu generieren und Support-Tickets zu verfolgen.
- Personalverwaltung und HR-Prozesse: Die Automatisierung von Personalverwaltungs- und HR-Prozessen, wie z. B. die Verwaltung von Personendaten, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnungen, trägt dazu bei, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
- Weitere Dateneingabe und -verarbeitung: Die Automatisierung von Dateneingabe- und -Datenverarbeitungsprozessen, wie z. B. die Erfassung von Kundeninformationen, die Datenerfassung aus Formularen und die Datenmigration, kann die Fehleranfälligkeit reduzieren und die Effizienz der Datenverarbeitung verbessern.
Für welche Branchen eignet sich robotergesteuerte Prozessautomatisierung?
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung bietet Vorteile für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Tätigkeitsbereich. Im Folgenden finden Sie einige Branchen, in denen RPA besonders nützlich und effektiv eingesetzt wird:
- Finanz- und Rechnungswesen: Im Finanz- und Rechnungswesen können repetitive Aufgaben wie die Bearbeitung von Rechnungen, die Buchführung, die Erstellung von Finanzberichten und die Abstimmung von Transaktionen effizient mit RPA automatisiert werden.
- Versicherungen: In der Versicherungsbranche können Prozesse wie die Verwaltung von Policen, die Schadensregulierung, die Prüfung von Versicherungsansprüchen und die Kundenkommunikation mit RPA automatisiert werden.
- Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen können administrative Aufgaben wie die Patientenverwaltung, die Abrechnung von Leistungen, die Erfassung von Patientendaten und die Terminplanung mit RPA automatisiert werden. RPA kann – richtig eingesetzt – auch Teil der Digitalisierung in der Pflege sein.
- Logistik und Fertigung: In der Logistik und Fertigung können Prozesse wie die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung, die Lieferkettensteuerung und die Lagerverwaltung mit RPA automatisiert werden. So können Sie u. a. auch Ihr Fuhrparkmanagement optimieren.
- Kundenservice und Callcenter: Im Bereich des Kundenservice und in Callcentern können Prozesse wie die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Ticketverwaltung, die Terminvereinbarung und die Durchführung von Umfragen mit RPA automatisiert werden.
- Öffentliche Verwaltung: In der öffentlichen Verwaltung können Prozesse wie die Verwaltung von Anträgen, die Bearbeitung von Formularen, die Datenerfassung und die Bereitstellung von Informationen mit RPA automatisiert werden. RPA kann dazu beitragen, Verwaltungsabläufe zu rationalisieren, die Bürgerservices zu verbessern und die Effizienz der Verwaltung zu steigern und so die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung weiter vorantreiben.
- Einzelhandel: Im Einzelhandel können Prozesse wie die Bestellabwicklung, die Inventarverwaltung, die Preisoptimierung und das Kundenmanagement mit RPA automatisiert werden.
Was muss bei der Auswahl einer RPA-Software beachtet werden?
Die Auswahl der richtigen RPA-Software ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Automatisierungsinitiative. Bei der Auswahl sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Wichtige Punkte, die bei der Auswahl einer RPA-Software zu beachten sind:
- Funktionalität und Leistungsfähigkeit: Überprüfen Sie die Funktionalität der RPA-Software und stellen Sie sicher, dass sie die erforderlichen Automatisierungsfunktionen bietet, um Ihre spezifischen Geschäftsprozesse zu unterstützen.
- Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten: Achten Sie darauf, dass die RPA-Software skalierbar ist und sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Überprüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen, Anwendungen und Datenquellen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
- Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve: Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit der RPA-Software und die Lernkurve für Ihre Belegschaft. Eine intuitive Benutzeroberfläche und umfassende Schulungsmaterialien können die Einarbeitungszeit verkürzen und die Akzeptanz der Software im Unternehmen fördern.
- Sicherheits- und Compliance-Aspekte: Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen der RPA-Software, um zu gewährleisten, dass sensible Daten geschützt sind und Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Kontrollieren Sie, ob die Software Funktionen zur Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung bietet und dass sie branchenspezifische Standards erfüllt. Eine starke Datensicherheit sollte hier im Fokus stehen.
- Kosten und Lizenzmodelle: Berücksichtigen Sie die Kosten der RPA-Software und vergleichen Sie verschiedene Lizenzmodelle, um das für Ihr Unternehmen beste Modell zu finden. Beziehen Sie Implementierungs-, Schulungs- und Wartungskosten sowie mögliche Einsparungen in Ihre Berechnungen mit ein.
Es gibt verschiedene Anbieter für RPA-Software auf dem Markt. Bei ihren Lösungen kristallisieren sich verschiedene Schwerpunkte und Stärken heraus, die – je nach Anforderung – auch zu Ihrem Unternehmen passen könnten:
- UiPath bietet eine der führenden RPA-Plattformen – mit einer breiten Palette von Automatisierungsfunktionen, einschließlich der Automatisierung von Desktop-, Web- und Legacy-Anwendungen. Die Plattform umfasst auch Funktionen wie kognitive Automatisierung und Analytik.
- Automation Anywhere hat eine umfassende RPA-Plattform im Angebot, die eine skalierbare und sichere Automatisierungslösung für Unternehmen bietet. Die Plattform unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Desktops, im Web und in der Cloud.
- Blue Prism betreibt eine verbreitete RPA-Plattform, die eine robuste Automatisierungslösung für Unternehmen bietet. Die Plattform zeichnet sich durch ihre Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit aus und unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen.
- Microsoft Power Automate ist eine RPA-Plattform von Microsoft, die in anderen Microsoft-Produkten wie Office 365, Dynamics 365 und Azure integriert ist. Die Plattform ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen über verschiedene Anwendungen hinweg.
- Pega bietet eine RPA-Plattform, die auf künstlicher Intelligenz und Entscheidungsmanagementtechnologien basiert. Die Plattform bietet eine umfassende Automatisierungslösung für Unternehmen, die komplexe und regelbasierte Prozesse automatisieren möchten.
Um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, empfiehlt es sich einige Plattformen und Angebote zu vergleichen und zu testen. Neben dem Funktionsumfang, der zu Ihren Anforderungen passen muss, sollten Sie auch das Preis-Leistungs-Verhältnis im Auge haben. Unabhängige Berater können Sie bei der Auswahl unterstützen.
Robotic Process Automation im Überblick
Robotic Process Automation …
- ermöglicht die Automatisierung repetitiver und regelbasierter Geschäftsprozesse durch Software-Bots.
- bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, verbesserte Datenqualität und mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
- eignet sich für verschiedene Branchen, wie z. B. das Gesundheitswesen und die öffentliche Verwaltung.
- sollte mit einer auf Ihr Unternehmen abgestimmten Software durchgeführt werden.
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Häufig gestellte Fragen
Prozesse, die sich für RPA eignen, sind typischerweise repetitive Aufgaben mit hoher Wiederholbarkeit, wie Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Kundenanfragenbearbeitung, Bestellabwicklung und andere regelbasierte Abläufe. Auch Datenverarbeitung einschließlich Extraktion, Transformation und Laden (ETL-Prozesse) sowie zeitkritische Abläufe, die schnelle Reaktionen erfordern, können effektiv mit RPA automatisiert werden.
RPA automatisiert Geschäftsprozesse, indem es Software-Bots einsetzt, um menschenähnliche Aufgaben auf einem Computer auszuführen. Diese Bots können u. a. Daten eingeben, Informationen verarbeiten und Entscheidungen treffen.
RPA steht für „Robotic Process Automation“. Es handelt sich um eine Softwaretechnologie, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben mit Hilfe von Bots zu optimieren.
RPA-Bots sind virtuelle Roboter, die darauf programmiert sind, bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen. Diese Bots arbeiten auf einem virtuellen Desktop und interagieren über die Benutzeroberfläche mit Anwendungen, um Prozesse zu automatisieren. Sie können einfache bis komplexe Abläufe abdecken, je nach ihrer Programmierung und Konfiguration.
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