Homeoffice: Die Zukunft der Arbeit ist flexibel
18.04.2023
Die Pandemie hat den Arbeitsalltag vieler Menschen verändert. Die Arbeit im Homeoffice statt am gewohnten Arbeitsplatz im Büro oder im Betrieb wurde von der Notwendigkeit zur Regel: Die Zukunft der Arbeit ist flexibel. Wir fassen zusammen, welche Voraussetzungen und Regelungen mit dem Homeoffice einhergehen und wie es gut funktionieren kann.
So unterscheiden sich Homeoffice, mobiles Arbeiten und Telearbeit
Der Begriff Homeoffice ist nicht offiziell definiert. Im alltäglichen Sprachgebrauch werden „Homeoffice“ und „mobiles Arbeiten“ oft synonym verwendet – auch der Begriff „Telearbeit“ kommt in diesem Zusammenhang häufig vor. Wir orientieren uns in diesem Beitrag am alltäglichen Sprachgebrauch: Wenn wir von Homeoffice schreiben, ist damit immer auch das mobile Arbeiten gemeint.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Homeoffice bzw. mobilem Arbeiten und Telearbeit.
Mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice: Auf den Punkt gebracht
Wenn von Homeoffice die Rede ist, schließt das meist das mobile Arbeiten mit ein. Das bedeutet im Kern, dass die Arbeit an einem anderen Ort stattfindet als an der ersten Betriebsstätte. Das gilt für die eigenen vier Wände genauso wie für das Arbeiten bei Kundinnen und Kunden oder beispielsweise im Zug. Die Mitarbeitenden Ihrer Firma können den Arbeitsort selbst bestimmen. Dadurch sind sie besonders flexibel.
Telearbeit: Auf den Punkt gebracht
(Häusliche) Telearbeit bedeutet, dass Ihre Angestellten die Arbeitsleistung ganz oder teilweise an einem festgelegten Ort außerhalb des Betriebs erbringen, in der Regel in ihrer Wohnung oder ihrem Haus.
Für Telearbeit gelten festgelegte Rahmenbedingungen:
- Sie richten die Heimarbeitsplätze Ihrer Belegschaft ein und übernehmen die Kosten dafür.
- Der Arbeitsplatz daheim muss dieselben gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie der im Betrieb oder im Büro.
- Ihre Mitarbeitenden können nicht frei wählen, wo sie arbeiten, sondern müssen ihre Arbeit an einem festen, geprüften Arbeitsplatz erbringen.
- Am Telearbeitsplatz gelten dieselben Arbeitsschutzstandards wie am klassischen Arbeitsplatz.
- Sie sind für die Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) verantwortlich.
Vorteile und Nachteile von Homeoffice
Die Arbeit im Homeoffice hat sowohl für Sie als auch für Ihre Belegschaft Vor- und Nachteile. Es gibt zudem große Unterschiede, wie die verschiedenen Branchen Homeoffice in der Praxis umsetzen.
Arbeitgeber: Vor- und Nachteile von Homeoffice
Vorteile
- Höhere Produktivität: Durch effektivere Zeitnutzung und weniger Ablenkung durch Kolleginnen und Kollegen steigt die Produktivität.
- Zufriedene Angestellte: Ihre Mitarbeitenden sparen z. B. die stressige Fahrt zur Arbeit. Und sie fühlen sich durch das Homeoffice-Angebot wertgeschätzt.
- Besseres Firmen-Image: Unternehmen, die den Weg ins Homeoffice erleichtern, werden oft als attraktiv und modern wahrgenommen.
- Kosten reduzieren: Es fallen z. B. weniger Raumpflege-, Heiz-, Strom-, Mietkosten an.
- Mehr Mitarbeiterauswahl: Es besteht die Möglichkeit, auch weit entfernt lebende Arbeitskräfte einzustellen.
Nachteile
- Weniger Wir-Gefühl: Das Homeoffice kann negative Auswirkungen auf den Teamgeist haben.
- Gesteigerte Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur: Sie müssen gewährleisten, dass die Daten sicher zwischen Homeoffice und Unternehmen fließen können.
- Weniger Kontrollmöglichkeiten: Durch das Arbeiten im Homeoffice ist es schwieriger, die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden genau zu kontrollieren.
- Höherer Koordinationsaufwand: Dadurch, dass nicht alle an einem Ort arbeiten, steigen die Anforderungen, Kommunikationsflüsse und Prozesse effektiv abzustimmen.
- Isolationsrisiko: Ihre Mitarbeitenden können den Kontakt zum Team verlieren.
Arbeitnehmende: Vor- und Nachteile von Homeoffice
Vorteile
- Bessere Work-Life-Balance: Mit dem Arbeiten im Homeoffice können viele Menschen Arbeit und Privatleben besser unter einen Hut bringen.
- Weniger pendeln: Fällt der Weg zur Arbeit weg, gewinnen Ihre Mitarbeitenden teils viel Zeit. Dadurch sind sie ausgeruhter und produktiver.
- Ruhigere Arbeitsumgebung: Wer normalerweise im Großraumbüro arbeitet, genießt die Ruhe in den eigenen vier Wänden. Dort fallen auch viele Ablenkungen weg, etwa durch telefonierende Kolleginnen und Kollegen.
- Individuelle Arbeitsumgebung: Ihre Mitarbeitenden können ihren Arbeitsplatz den eigenen Bedürfnissen entsprechend einrichten.
Nachteile
- Soziale Komponenten: Ohne die sprichwörtliche Teeküche bleibt die interne Kommunikation manchmal etwas auf der Strecke. Weniger Kontakte zu den Kolleginnen und Kollegen bergen die Gefahr der Vereinsamung.
- Mehr Überstunden: Einigen Studien zufolge arbeiten viele Menschen im Homeoffice länger als im Büro. Überstunden sind im Homeoffice jedoch nur schwer nachweisbar.
- Vermischung von Privat- und Berufsleben: Wer von zu Hause aus arbeitet, kann unter Umständen auch am Wochenende nicht abschalten. Dazu trägt auch die potenziell ständige Erreichbarkeit bei.
- Ablenkung: Das Homeoffice reduziert zwar bürotypische Störquellen, aber auch zu Hause kann vieles ablenken: mal eben die Spülmaschine einräumen, die neueste Folge der Lieblingsserie schauen – und natürlich die Familie.
Arbeiten im Homeoffice: Die Voraussetzungen
Damit das Arbeiten im Homeoffice reibungslos funktioniert, müssen Sie gemeinsam mit Ihrer Belegschaft sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Technische Ausstattung: Der Desktop-Computer oder das Notebook, das im Homeoffice zum Einsatz kommt, sollte leistungsfähig genug sein, um alle nötigen Anforderungen im Arbeitsalltag zu erfüllen. Das gilt z. B. für die wichtigsten Apps wie Microsoft 365. Idealerweise sind berufliche und private Nutzung streng voneinander getrennt.
- Internetzugang: Unverzichtbar für das mobile Arbeiten im Homeoffice ist ein schneller und zuverlässiger Internetzugang. Dafür gibt es Lösungen sowohl per Festnetz als auch per Mobilfunk, z. B. über einen mobilen WLAN-Router.
- Anschluss ans Firmennetzwerk: Per Fernzugriff (Remote-Desktop) oder VPN (Virtual Private Network) können sich Ihre Mitarbeitenden sicher und problemlos ins Firmennetzwerk einwählen. Im Idealfall nutzen sie hierfür eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das bedeutet: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen individuelle Zugangsdaten (z. B. Log-in-Name und Passwort) und müssen sich zusätzlich über einen zweiten Weg authentifizieren (z. B. über spezielle Hardware oder eine App auf dem Smartphone).
- IT-Sicherheit: Das Betriebssystem und die Programme auf allen Homeoffice-Arbeitsgeräten sollten auf dem neuesten Stand sein, um Cyberangriffen vorzubeugen. Auch die Firmware von Hardware wie z. B. dem Drucker sollte aktuell sein. Beim Verlassen des Rechners muss er heruntergefahren oder die Bildschirmsperre aktiviert werden.
- Telefonische Erreichbarkeit: Ob im Büro oder im Homeoffice, die meisten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen telefonisch erreichbar sein. Idealerweise sollte dies über die berufliche Rufnummer geschehen – über das Festnetz oder mobil. VoIP-Lösungen und virtuelle Telefonanlagen bieten hierbei große Flexibilität.
- Firmenhandy: Für Kolleginnen und Kollegen, die viel mobil arbeiten, weil sie etwa Kundschaft besuchen, kann sich ein Firmenhandy lohnen. Die bereits erwähnte virtuelle Telefonanlage funktioniert in der Regel auch auf einem Smartphone. Ihre Mitarbeitenden sind in diesem Fall sowohl unter der Büronummer als auch über das Diensthandy erreichbar.
- Ergonomischer Arbeitsplatz: Auch wenn es im Einzelfall schwierig umsetzbar sein mag, sollten Sie Ihrer Belegschaft ergonomische Arbeitsplätze für das Homeoffice zur Verfügung stellen. Dazu zählen z. B. ein guter Bürostuhl, arbeitsgerechte Beleuchtung, eine Möglichkeit zur Regelung der Raumtemperatur und natürlich Ruhe zum Arbeiten.
Gesetzliche Regelungen für das Homeoffice
Natürlich ist das Homeoffice keine gesetzesfreie Zone. Hier gelten dieselben Regeln wie am festen Arbeitsplatz in der Firma. Im Folgenden listen wir einige der wichtigsten gesetzlichen Anforderungen für das Arbeiten im Homeoffice auf.
Anm. d. Red.: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.
Arbeitszeitgesetz
Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – und zwar sowohl für Sie als auch für Ihre Belegschaft.
- Für Arbeitgeber: An Sonntagen und Feiertagen dürfen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht zur Arbeit im Homeoffice auffordern.
- Für Ihre Mitarbeitenden: Sie können als Arbeitgeber erwarten, dass Ihre Angestellten die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden tatsächlich ableisten. Außerdem müssen Ihre Mitarbeitenden die vertraglich zugesicherten Arbeitsstunden und Höchstarbeitszeiten einhalten.
Arbeitsschutz
Sie müssen auch im Homeoffice einen wirksamen Arbeitsschutz gewährleisten. Ob dieser gegeben ist, können Sie z. B. im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung prüfen. Dazu müssen Ihre Mitarbeitenden einige Fragen zu den individuellen Gegebenheiten im Homeoffice beantworten.
Im Fokus stehen zum einen Gefahren für die physische Gesundheit wie Kabel-Stolperfallen oder ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz. Zum anderen geht es um Gefahren für die psychische Gesundheit – darunter fallen etwa die potenzielle Dauerreichbarkeit oder eine mögliche Isolierung vom Rest des Teams oder der gesamten Firma.
Falls die Antworten im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu Bedenken führen, müssen Sie gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden Lösungen finden. Auch die arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV) sowie regelmäßige Unterweisungen zur Arbeit im Homeoffice müssen Sie gewährleisten.
Datenschutz
Für einen großen Teil der Arbeiten im Homeoffice ist das Internet unerlässlich. Der Zugriff auf das Internet sollte sowohl per Festnetz als auch per Mobilfunk schnell und zuverlässig funktionieren. Das ist z. B. wichtig für:
- den Austausch von Mails
- firmeninterne Ticketsysteme
- Videokonferenzen
Allerdings geht mit einem Internetzugang auch die Gefahr von Cyberangriffen einher: Dritte können beispielsweise Zugang zu Betriebsgeheimnissen erhalten oder den Informationsaustausch über das Internet anzapfen.
Moderne Desktop-Computer und Notebooks besitzen zwar viele wichtige Sicherheits-Features – doch mit der hohen Datensicherheit und den leistungsfähigen IT-Infrastrukturen im Unternehmen sind diese Features nicht vergleichbar. Deshalb muss im Homeoffice sichergestellt sein, dass keine Familienmitglieder oder andere unberechtigte Personen Zugriff auf wichtige Daten erhalten. Das erreichen Sie z. B. durch das Einfordern starker Passwörter und mit Virtual Private Networks. Damit sind verschlüsselte Verbindungen direkt zum Firmenserver möglich.
Ihre Mitarbeitenden sollten zudem darauf achten, dass keine unbefugten Dritten bei Telefonaten mithören können, in denen wichtige Unternehmensdaten ausgetauscht werden.
Arbeitssicherheit und Unfallschutz
Der Unfallversicherungsschutz für das Homeoffice ist seit Mitte 2021 gesetzlich neu geregelt: im Betriebsrätemodernisierungsgesetzt. Hier ist zwar nicht ausdrücklich von „Homeoffice“ die Rede, sondern von einer „Tätigkeit im Haushalt der Versicherten oder an einem anderen Ort“ – es bedeutet aber dasselbe. Damit ist der Unfallversicherungsschutz bei der mobilen Arbeit gewährleistet: also nicht nur bei Ihren Mitarbeitenden zu Hause, sondern auch im Hotelzimmer, im Ferienapartment und im Zugabteil.
Allerdings gilt kein Unfallversicherungsschutz im Homeoffice, ohne dass Sie eine entsprechende Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitenden getroffen haben. Das heißt: Sie müssen wissen und es genehmigt haben, dass Angestellte mobil arbeiten – ansonsten greift der Unfallversicherungsschutz nicht.
Im Sozialgesetzbuch ist festgelegt, dass ein Arbeitsunfall ein Unfall einer versicherten Person infolge der versicherten Tätigkeit ist. Wenn diese Tätigkeit unmittelbar im Betriebsinteresse lag, ist es ein Arbeitsunfall. Wenn ein eigenwirtschaftliches Interesse bestand, ist es kein Arbeitsunfall. Was bedeutet das in der Praxis?
Beispiele: Wann liegt ein Arbeitsunfall vor?
Beispiel 1:
- Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen auf dem Weg ins heimische Arbeitszimmer stürzt, liegt ein versicherungspflichtiger Arbeitsunfall vor.
- Wenn die Person jedoch auf dem Weg zur Haustür stürzt, wo sie ein privates Paket annehmen wollte, ist es kein Arbeitsunfall.
Beispiel 2:
- Ein Arbeitsunfall liegt vor, wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen zu Hause auf dem Weg zum Drucker über das Druckerkabel stürzt, während sie einen berufsbezogenen Ausdruck holen wollte.
- Es gilt hingegen nicht als Arbeitsunfall, wenn die Person auf dem Weg in die Küche stürzt, wo sie sich einen Kaffee holen wollte.
Homeoffice: Versicherte Wege
Innerhalb des Homeoffice sind alle Wege als Betriebswege unfallversichert, die in direktem Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit stehen. Als Betriebswege gelten z. B. der erste Weg aus dem privaten Bereich an den jeweiligen Arbeitsplatz sowie der Gang zur Toilette oder in die Küche zum Essen. Wichtig zu wissen: Aufenthalte im Badezimmer oder in der Küche sind nicht versichert.
Mitbestimmung bei mobiler Arbeit
Im Betriebsrätemodernisierungsgesetz ist festgelegt, dass Betriebsräte bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mitbestimmen können. Dafür gibt es einen neuen Mitbestimmungstatbestand im Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG).
Die Entscheidung, mobiles Arbeiten anzubieten, liegt allein bei Ihnen. Der Betriebsrat darf jedoch bei der inhaltlichen Ausgestaltung mitbestimmen. Das betrifft z. B. den zeitlichen Umfang, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten und die Orte, an denen mobil gearbeitet wird.
Aktuell: Kein Recht auf Homeoffice
Die Bund-Länder-Konferenz beschloss Anfang 2021 aufgrund der Pandemie eine Homeoffice-Pflicht. Nach der entsprechenden Arbeitsschutzverordnung waren Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden Homeoffice anzubieten, falls keine betriebsbedingten Gründe dagegensprachen.
Ab April 2021 galt weiterhin, dass Ihre Mitarbeitenden ein Homeoffice-Angebot annehmen mussten, sofern nichts dagegensprach – z. B. zu wenig Raum, Störungen durch Dritte oder unzureichende Technik.
Die Homeoffice-Pflicht endete am 30. Juni 2021. Auch heute wird immer wieder darüber diskutiert. Doch aktuell gibt es in Deutschland kein gesetzlich festgelegtes Recht auf Homeoffice (Stand: März 2023).
Homeoffice: Sehr beliebt, vor allem in der IT-Branche
Laut dem ifo Institut (Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung an der Universität München e. V.) arbeitet aktuell jeder vierte Arbeitnehmende regelmäßig im Homeoffice.
In einigen Branchen ist der Anteil besonders hoch: Das gilt z. B. für die IT (73,4 %) und die Unternehmensberatung (70,7 %). In der Werbebranche arbeiten mehr als die Hälfte der Beschäftigten (55,2 %) zeitweise im Homeoffice.
Der IT-Branchenverband Bitkom hat eine repräsentative Umfrage zum Thema Homeoffice durchgeführt. Demnach wollen 68 % der Arbeitnehmenden auch nach dem Ende der Infektionsschutzmaßnahmen teilweise oder vollständig im Homeoffice bleiben – vorausgesetzt, ihre Firma erlaubt es. (Stand: März 2023)
Homeoffice im Überblick
- Der Begriff Homeoffice schließt mobile Arbeit mit ein, unterscheidet sich aber von (häuslicher) Telearbeit. Beide Formen werden voraussichtlich ein essenzieller Bestandteil der Arbeit der Zukunft sein.
- Vorteile der Arbeit im Homeoffice sind eine gesteigerte Attraktivität Ihres Unternehmens und oftmals eine produktivere Belegschaft. Zu den Herausforderungen zählen die möglicherweise geringere Identifikation der Mitarbeitenden mit Ihrem Unternehmen und gesteigerte Anforderungen an die Datensicherheit.
- Technische Anforderungen für das Homeoffice sind u. a. eine stabile Internetverbindung und Lösungen für die IT-Sicherheit. Auch ein Firmenhandy und ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz sind sinnvoll.
- Arbeitsrechtliche Vorschriften und Unfallschutz gelten auch für jede Form der mobilen Arbeit. Ein gesetzliches Recht auf Homeoffice gibt es jedoch nicht (Stand: März 2023).
- Besonders beliebt ist die Arbeit von zu Hause in der IT-, Unternehmensberatungs- und Werbebranche. Hier ist das Angebot der mobilen Arbeit ein Wettbewerbsfaktor.
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Häufig gestelle Fragen
Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob Angestellte im Homeoffice arbeiten dürfen. In einigen Fällen sind spezielle Regelungen in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen festgelegt.
Für den Arbeitgeber kann Homeoffice z. B. folgende Nachteile haben:
Arbeitszeiten und erledigte Aufgaben sind schwerer kontrollierbar
Herausforderungen beim Datenschutz gegenüber dem Arbeiten im Unternehmen
Arbeitnehmende, die keinen Arbeitsplatz bei sich zu Hause einrichten können
Sinkende Identifikation der Arbeitnehmenden mit dem Unternehmen
Es gibt im deutschen Arbeitsrecht aktuell kein Recht auf Homeoffice. Daher muss der Arbeitgeber kein Homeoffice anbieten. Nur in der Zeit der Pandemie bestand nach der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung eine Homeoffice-Angebotspflicht.
Einige der wichtigsten Gründe sind:
Immer mehr Menschen erwarten Flexibilität von Arbeitgebern. Viele ziehen Unternehmen vor, die Homeoffice anbieten. Damit ist das mobile Arbeiten ein Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.
Homeoffice kann den positiven Effekt haben, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu steigern.
Homeoffice-Lösungen können dazu beitragen, Unternehmenskosten einzusparen. Die Gebühren für Strom, Heizung und Reinigung der Büroflächen sinken.
Die Produktivität steigt. Viele Angestellte arbeiten im Homeoffice produktiver und machen weniger bzw. kürzere Pausen.
Work-Life-Balance: In vielen Fällen lassen sich durch mobiles Arbeiten im Homeoffice Beruf und Familie besser kombinieren. Auch das kann im Wettbewerb um die besten Fachkräfte einen wichtigen Vorteil darstellen.
Homeoffice kann dazu beitragen, die Umwelt zu schonen. Denn damit entfällt das Pendeln – und das spart Energie.
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