So läuft die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ab
08.05.2024
Durch die Verwaltungsdigitalisierung soll vor allem Bürokratie abgebaut werden. Dadurch sparen sowohl die öffentliche Hand als auch Unternehmen Zeit und Kosten. Ziel ist es, Prozesse zwischen Behörden auf der einen und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen auf der anderen Seite zu optimieren.
Was bedeutet die Digitalisierung der Verwaltung?
Kommunikation zwischen Behörden und Unternehmen gehört zum Alltag beider Seiten: Die IHK München beziffert die Behördenkontakte pro Unternehmen auf im Durchschnitt rund 200 pro Jahr. Das bedeutet enormen Aufwand und Kosten für beide Seiten. Hier kann die Digitalisierung der Verwaltung Entlastung schaffen, indem Prozesse digitalisiert und somit Bürokratie und damit verbundene Kosten abgebaut werden.
Ziel dieser Digitalisierung ist es, die bestehenden analogen Prozesse durch digitale Alternativen zu ergänzen oder zu ersetzen. Das bedeutet nicht zwangsläufig den sofortigen Wegfall analoger Abläufe und Verfahren – vielmehr ist auf eine sinnvolle und schrittweise Umsetzung zu achten.
Apps vereinfachen den Arbeitsalltag
Die Digitalisierung der Verwaltung betrifft aber nicht nur den Personalausweis und Behördenkontakte von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Apps spielen in vielen Ämtern und Behörden eine zunehmend wichtige Rolle. Denn diese vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsabläufe der Beamten und Angestellten des öffentlichen Dienstes zum Teil erheblich.
Beispiele für digitalisierte Verwaltungsabläufe
Zu den Prozessen, die mit der Digitalisierung der Verwaltung vereinfacht werden können, zählen u. a.:
Digitale Bereitstellung von Services
Elektronische Dokumente und Akten für schnellere Bearbeitung und Transfer
Aufgabenmanagement per Software
Arbeitsabläufe digital abbilden und dokumentieren
Effiziente Ressourcenverwaltung (Fahrzeuge, Lagerbestände, Personalplanung, etc.)
Einige Beispiele zeigen, wie Kreise, Kommunen und Firmen der öffentlichen Hand die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben:
IoT sichert die Energieversorgung
Die Stromnetz Berlin GmbH ist für die Stromversorgung der Hauptstadt zuständig. Das Unternehmen treibt die Digitalisierung der Stromnetze und die gesetzlich geregelte digitale Energiewende voran.
Die Schlüsseltechnologie für dieses Unterfangen ist das IoT (Internet of Things) – das Internet der Dinge. Dadurch können etwa Smart Meter (intelligente Stromzähler) Daten direkt über das Internet übermitteln. Diese Daten nutzt der Netzbetreiber z. B. zum Lastenausgleich im Netz. Dafür bedarf es im Hintergrund verschiedener Softwareplattformen und einer stabilen und sicheren digitalen Infrastruktur, die auch auf Mobilfunk setzt.
Mobilfunk und Apps für mehr Effizienz im Außendienst
Die Kreisstadt Siegburg in Nordrhein-Westfalen treibt auf dem Weg zur Smart City die Digitalisierung in vielen Bereichen voran – dazu gehören neben der inzwischen nahezu papierlosen Verwaltung, zahlreichen digitalen Dienstleistungen und virtuellen Sprechstunden des Bürgerservices auch Diensthandys und Apps für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt.
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Ordnungsamtes etwa nutzen für die Erstellung von „Knöllchen“ eine App, die die Daten direkt und sicher an die zuständige Stelle im Rathaus übermittelt. Ebenso fotografieren sie z. B. Beschädigungen an öffentlichem Eigentum und übermitteln die Bilder direkt an die verantwortlichen Fachbereiche. In Kombination mit einem zentralen IT-System und digitalen Akten sparen sie so viel Zeit und Aufwand.
Bernd Lehmann, Co-Dezernent der Stadt Siegburg und verantwortlich für die IT freut sich: „Die Nutzung der mobilen Apps und Geräte bringt spürbare Effizienzgewinne in der Verwaltung.“
Mehr Sauberkeit durch Digitalisierung
Auf Mobilfunk und Apps setzt auch die Stadtreinigung Hamburg (SRH) – von der Mitarbeiterkoordination über Leistungsabrechnung bis zur Übertragung von Telemetriedaten der Fahrzeuge.
Ein Praxisbeispiel: Können Mülltonnen nicht abgeholt werden, dokumentieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtreinigung dies über eine App. Privatkunden steht diese Information dann umgehend über eine Hotline oder online zur Verfügung. Gleichzeitig kann auch die Hamburger Stadtbevölkerung über eine App Kontakt zur SRH aufnehmen und beispielsweise Müllablagerungen melden.
QR-Codes erleichtern Inventarisierung
Die Stadt Bedburg in Nordrhein-Westfalen verwaltet kommunales Inventar digital – insbesondere die städtischen Verkehrsschilder. Dafür nutzt die Stadt das System KIV-digital. Verkehrsschilder erhalten zur einfacheren und effizienteren Inventarisierung einen QR-Code, mittels dessen sie eindeutig zugeordnet werden können.
Der Code enthält Daten wie Typ, Größe, Standort und Herstellerinformationen eines jeden Schildes. Mit einer App lassen sich die Daten auslesen und der Bestand dokumentieren. Durch den digitalen Vorgang werden Kontrollen, Verwaltung und Inventarisierung des öffentlichen Mobiliars vereinfacht und beschleunigt.
Vorteile und Herausforderungen
Anhand der genannten Beispiele sind schon einige Vorteile der Verwaltungsdigitalisierung deutlich geworden. Zusammengefasst sind das:
Zeit, Kosten und Aufwand reduzieren: Die vereinfachte und beschleunigte Erfassung und Verarbeitung von Daten spart Zeit und damit Geld. Zudem entlastet das digitale Vorgehen die Mitarbeitenden in ihrer Tätigkeit.
Prozesse vereinfachen: Die Digitalisierung vereinfacht Behördengänge und damit verbundene Prozesse für alle Beteiligten. Ob Formularübermittlung, -erstellung oder das Ausheben von Akten – alles funktioniert schnell und zuverlässig.
Nachhaltigkeit steigern: Durch die Reduktion von Papier in der Verwaltung, den Einsatz smarter Technologien z. B. im Fuhrparkmanagement, der Energieversorgung und anderen Bereichen, wird der ökologische Fußabdruck reduziert.
Effizienz und Ansehen steigern: Neben der gesteigerten Effizienz der des öffentlichen Dienstes erhöhen Ämter und Behörden auch die eigene Attraktivität als Arbeitgeber gegenüber jungen Menschen.
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung birgt auch Herausforderungen. Zunächst ist zu berücksichtigen, dass die Umstellung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Da der gesamte Verwaltungsapparat digitalisiert werden muss, ist sorgfältige und langfristige Planung gefragt, die die nötige Infrastruktur, Prozessplanung und Mitarbeiterschulungen berücksichtigt.
Bereits im Jahr 2017 trat das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ – das Onlinezugangsgesetz (OZG) – in Kraft. Seither ist der Prozess, online Zugänge zu Verwaltungsdienstleistungen anzubieten, im Gange, aber noch nicht gänzlich abgeschlossen.
Des Weiteren ist bei der Umsetzung einer Digitalstrategie besonders auf den Schutz und die Datensicherheit personenbezogener und sensibler Daten zu achten.
Neben allen technischen und rechtlichen Vorgaben dürfen die Menschen in den Behörden nicht vergessen werden. Immerhin bricht die Digitalisierung der Verwaltung lange gewachsene Strukturen auf. Das kann zu Verunsicherung und Widerwillen führen. Hier ist es wichtig, offen und ausführlich über die anstehenden Änderungen durch digitale Prozesse zu kommunizieren und Schulungen anzubieten.
E-Government-Gesetz und OZG: Gesetzliche Regelungen zur Verwaltungsdigitalisierung
Das bereits erwähnte „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG – Onlinezugangsgesetz) trat im Jahr 2017 in Kraft. Öffentliche Ämter und Behörden werden darin zu Digitalisierung und Vernetzung verpflichtet. Das bedeutet, dass einerseits Verwaltungsdienstleistungen auf allen Ebenen digitalisiert werden müssen. Andererseits, dass eine IT-Infrastruktur geschaffen werden muss, die Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen einen einfachen Zugang zu diesen Leistungen ermöglicht.
Bereits bei der Verabschiedung des OZG war absehbar, dass die deutsche Verwaltung bis zum vorgegebenen Termin im Jahr 2022 nicht durchgängig digitalisiert sein würde. Daher erfuhr das OZG im Februar 2024 ein Update – mit der Annahme des „Gesetzentwurfs zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes“ durch den Bundestag.
Ziel ist es weiterhin, die Verwaltung durch digitale Angebote für die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen einfacher und flexibler nutzbar zu machen. Außerdem verpflichtet sich der Bund in der Gesetzesänderung dazu, einheitliche und verbindliche Standards und Schnittstellen für die Digitalisierung zu definieren.
E-Government-Gesetz
Das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ oder E-Government-Gesetz (EGovG) trat bereits im Jahr 2013 in Kraft. Es hat zum Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und nutzerfreundlicher zu gestalten.
Durch das E-Government-Gesetz kann die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Das sind zum einen De-Mail mit der Versandoption „absenderbestätigt“ und zum anderen die sichere Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises.
Zentrale Punkte des Gesetzes sind:
Verpflichtung der Verwaltungen, einen elektronischen Zugang zu eröffnen.
Die Bundesverwaltung muss einen De-Mail-Zugang (spezieller E-Mail-Dienst) zur Verfügung stellen.
Elektronische Nachweise sollen leichter erbracht und elektronische Bezahlungen in Verwaltungsverfahren vereinfacht werden.
Das EGovG definiert Grundsätze zu elektronischer Aktenführung und ersetzendem Scannen.
Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen.
Digitalisierung der Verwaltung im Überblick
Die Digitalisierung der Verwaltung …
soll Prozesse zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen optimieren und beschleunigen.
ist ein umfangreiches Projekt, das alle Ebenen der Verwaltung betrifft.
bedarf unterschiedlicher Lösungsansätze – je nach Fachbereich.
ist ein langwieriger Prozess, der jedoch die Effizienz und Attraktivität der öffentlichen Organe steigert.
ist durch mehrere Gesetze geregelt. Dazu gehören u. a. das OZG und das EGovG.
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Häufig gestellte Fragen
Die moderne öffentliche Verwaltung soll für alle Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen einfach online erreichbar sein. Durch die Digitalisierung der Verwaltung soll zudem Bürokratie abgebaut werden. Durch die digitale Transformation wird die öffentliche Verwaltung effizienter und zunehmend attraktiv als Arbeitgeber für junge Menschen.
Durch die Digitalisierung der Verwaltung werden Behördenkontakte für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen vereinfacht. Das kann ein entscheidender wirtschaftlicher Faktor sein, wenn etwa Genehmigungsverfahren schneller abgewickelt werden.
Die Ziele der Digitalisierung der Verwaltung sind in den entsprechenden Gesetzen festgehalten. Insbesondere sind dies ein einfacher digitaler Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen und deren elektronische Abwicklung.
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