Virtuelle Telefonanlage: Was ist das?
08.06.2023
Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist Zeit Geld – eine virtuelle Telefonanlage spart gleich beides. Wie Sie mit virtueller Telefonie Ihre Geschäftskommunikation optimieren und Kosten senken können, lesen Sie hier.
Welche Software wird für eine virtuelle Telefonanlage benötigt?
Eine virtuelle Telefonanlage wird in der Regel mit einer speziellen Software betrieben. Diese bildet das Kernstück der Anlage und läuft normalerweise in der Cloud, in seltenen Fällen aber auch auf einem Server am Standort des Unternehmens. Ob Wolke oder eigener Server: In beiden Fällen werden die angeschlossenen Telefone über einen Internetzugang gesteuert. Dafür haben sich zwei verschiedene Arten von Software etabliert:
Software, die von einem Service-Provider zur Verfügung gestellt wird.
Open-Source-Software, die von Unternehmen selbst gehostet wird.
Bei beiden Varianten stellt der Telefon-Anbieter Ihrem Unternehmen diese Software zur Verfügung.
Ein ebenfalls gebräuchlicher Name und eine Abkürzung für virtuelle Telefonanlagen ist VoIP-PBX. Das Kürzel VoIP steht für „Voice over IP“, PBX steht für „Private Branch Exchange“, also „Telefonanlage“.
Übrigens: Auch mit Tablets, Firmenhandys und Computern können Unternehmen ihre virtuelle Telefonanlage nutzen. Voraussetzung sind neben der entsprechenden Software oder App lediglich eine stabile Internetverbindung sowie Mikrofon und Lautsprecher.
Was die Hardware angeht, gibt es auch virtuelle Telefonielösungen, die auf einer FRITZ!Box laufen. Dabei handelt es sich um eine spezielle Hardware des Berliner Unternehmens AVM. Daneben gibt es zahlreiche weitere Anbieter in Deutschland, die im Bereich des digitalen Telefondienstes bzw. der digitalen Telefonanlage eigene Hardware- und Softwarelösungen zur Erweiterung und Verwaltung virtueller Telefoniefunktionalität anbieten.
Unternehmen sollten auf die professionelle und zuverlässige Lösung eines Anbieters mit ausgewiesener Fachexpertise setzen – Erfahrungen zufriedener Kunden helfen, den passenden zu finden. Letztendlich hängt die Wahl der Software und Hardware von den Anforderungen Ihres Betriebes sowie Ihren verfügbaren Ressourcen ab.
Vor- und Nachteile einer virtuellen Telefonanlage
Virtuelle Telefonanlagen bieten Firmen Vorteile, bringen aber auch Herausforderungen mit sich. Bevor Sie sich für eine entsprechende Lösung entscheiden, ist es deshalb wichtig, sich über das Für und Wider zu informieren.
Vorteile
Beginnen wir bei den Pro-Argumenten. Als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie stets auf der Suche nach Möglichkeiten, die Kosten Ihrer Firma zu senken und die Effizienz zu steigern. Virtuelle Telefonanlagen bieten hier einige Vorteile:
Geringere Kosten: Da keine besonderen Hardware- oder Wartungskosten für Server bzw. Telekommunikationsanlagen anfallen, sind virtuelle Telefonie-Umgebungen oft kostengünstiger als herkömmliche Lösungen. Unternehmen zahlen nur für die Dienste, die Sie tatsächlich nutzen, und können so Ihre Ausgaben reduzieren.
Höhere Flexibilität: Gerade in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen, ist eine virtuelle Telefonanlage ein wertvoller Bestandteil der Unternehmensausstattung. Sie ermöglicht eine nahtlose und ortsunabhängige Kommunikation zwischen allen Angestellten.
Bessere Skalierbarkeit: Unternehmen können die Nutzung ihrer virtuellen Telefonanlage problemlos erweitern oder reduzieren. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Telefonie-Umgebung schnell an Ihre Bedürfnisse anzupassen und agil auf Veränderungen zu reagieren. So können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert zusätzliche Anschlüsse für neue Mitarbeiter hinzubuchen.
Erweiterte Funktionalität: Virtuelle Telefonanlagen bieten eine Vielzahl von Funktionen. Dazu zählen etwa Voicemail, Anrufweiterleitung und -aufzeichnung sowie die Anrufanalyse. Diese und weitere Features können Sie darin unterstützen, Ihre interne und externe Kommunikation zu optimieren.
Nachteile
Es gibt auch potenzielle Nachteile bei virtueller Telefonie, die Sie im Blick behalten sollten. Etwa bei den Themen Qualität und Sicherheit. Mit der passenden Vorbereitung lassen sich diese Herausforderungen aber leicht lösen.
Qualitätsprobleme: Die reibungslose Funktionalität virtueller Telefonanlagen steht und fällt mit einer stabilen und schnellen Internetverbindung. Ist diese unzureichend dimensioniert, kann das die Sprach- und Audioqualität beeinträchtigen. Mehr als 50 Megabit pro Sekunde im Upload und 10 im Download sollten es bei zehn oder mehr Nebenstellen sein.
Sicherheitsrisiken: Virtuelle Telefonanlagen sind an das öffentliche Internet angeschlossen. Sie sind daher ein mögliches Ziel für Hackerangriffe, wodurch sich ein Risiko für den Diebstahl von Daten ergibt. Zum Schutz der Kunden- und Unternehmensdaten sind daher entsprechende Vorkehrungen zur Datensicherheit notwendig.
Digital Phones oder analoge Telefone?
In der digitalen Geschäftswelt haben analoge Telefonanlagen ausgedient. Zudem haben die meisten Firmen bereits von herkömmlichen ISDN-Telekommunikationsanlagen zu virtuellen Telefonie-Umgebungen gewechselt. Schließlich bietet das Digital Phone gänzlich neue Freiheiten und eine ganze Reihe von Vorteilen. Dazu zählen beispielsweise eine bessere Sprachqualität, höhere Flexibilität sowie eine bessere Funktionalität und Skalierbarkeit.
Darüber hinaus lässt sich eine virtuelle Telefonanlage quasi nahtlos in bereits vorhandene digitale Unternehmenssysteme integrieren. Etwa in ein bestehendes CRM-System (Customer-Relationship-Management-System).
Was kostet eine Telefonanlage aus der Cloud?
Die Kosten für eine virtuelle Telefonanlage können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren. In der Regel bewegen sich die Preise für Unternehmen zwischen drei und 50 Euro pro Nebenstelle und Monat. Zur Erläuterung: Unter einer Nebenstelle versteht man bei einer virtuellen Telefonanlage eine virtuelle, interne Telefonnummer, die unter einer Hauptnummer angelegt wird. Jede Nebenstelle kann einem Mitarbeitenden oder einem bestimmten Unternehmensbereich zugewiesen werden.
Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters neben dem Preis auch auf die Servicequalität, die Sicherheit der Software, die Zuverlässigkeit des Providers sowie eine reibungslose Integration der Anlage in die IT Ihres Unternehmens.
Digitales Office-Phone – Einsatz in Ihrem Unternehmen
Da die virtuelle Telefonanlage skalierbar ist, eignet sie sich auch für kleine Unternehmen und Start-ups. Das digitale Office-Phone kann mit der Entwicklung Ihrer Firma wachsen. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sollten bei einer Digital-Phone-Lösung auf die im Arbeitsalltag tatsächlich benötigten Funktionen achten. Anrufweiterleitung, Voicemail und Anrufgruppen sowie die Möglichkeit, Telefonkonferenzen abzuhalten, sind in vielen Fällen wichtige Anforderungen.
Durch diese Funktionen nutzen Sie Ihr Digital Phone flexibel im Betrieb und stellen sicher, dass Ihre Kunden Sie jederzeit erreichen oder zumindest eine Nachricht hinterlassen können. Darüber hinaus kann der Einsatz einer virtuellen Telefonanlage auch eine einfachere Verwaltung und Abrechnung ermöglichen.
Apps steigern die Flexibilität und Effektivität
Außerdem sollte die von Ihnen gewählte Lösung eine App für Android und iOS anbieten, mit der Ihre Angestellten von ihren Smartphones aus auf die virtuelle Telefonanlage zugreifen können. Auf diese Weise sind Sie sie auch unterwegs, auf auf Kundenbesuchen oder beim mobilen Arbeiten, immer unter ihrer Festnetznummer erreichbar.
Virtuelle Telefonanlage und Dienste wie Microsoft Teams
Viele virtuelle Telefonanlagen lassen sich mit Kommunikationsdiensten wie Microsoft Teams koppeln. Auf diese Weise wird Teams gewissermaßen an das Telefonnetz angeschlossen. Im Ergebnis sind Ihre Mitarbeiter innerhalb des Kommunikationsdienstes auch unter ihrer dienstlichen Festnetznummer erreichbar.
Vorteil: Der Wechsel zwischen verschiedenen Programmen entfällt, denn Sie und Ihre Angestellten können Teams sowohl für Videokonferenzen als auch für herkömmliche Telefonie nutzen. Auch klassische Telefonfunktionen wie Weiterleiten, Makeln oder Halten von Anrufen stehen Ihnen dabei zu Verfügung.
Virtuelle Telefonanlagen im Überblick
Für eine virtuelle Telefonanlage benötigen Sie eine spezielle Software, die in der Cloud bzw. auf einem virtuellen oder physikalischen Server sowie eine, die auf einem digitalen Endgerät (Computer, VoIP-Telefon) läuft. Diese stellt Ihnen der Telefon-Anbieter zur Verfügung.
Es gibt zwei Arten von Software: von einem Dienstleister bereitgestellte oder von Unternehmen selbst gehostete Open-Source-Software.
Mit einer virtuellen Telefonanlage können Sie von Kostenersparnis, Flexibilität, Skalierbarkeit und Funktionalität profitieren.
Herausforderungen können in Bezug auf Qualität und Sicherheit auftreten, lassen sich aber leicht beherrschen.
Virtuelle Telefonie-Umgebungen bieten im Vergleich zu analogen Telefonanlagen eine bessere Sprachqualität, mehr Funktionalität und eine bessere Skalierbarkeit.
Je nach Anbieter, Funktionalität und Servicequalität liegen die Kosten für virtuelle Telefonanlagen zwischen ein- und zweistelligen Eurobeträgen pro Nebenstelle und Monat.
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Häufig gestellte Fragen
Die Kosten für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage können je nach Anbieter und Umfang der Funktionalität unterschiedlich sein. Üblicherweise liegen die Preise für kleinere Unternehmen und Start-ups zwischen ein- und zweistelligen Eurobeträgen pro Nebenstelle und Monat.
Eine virtuelle Telefonanlage arbeitet mit spezieller Software, die Geräte internetbasiert steuert. In der Regel läuft die Software auf einem virtuellen Server oder in einer Cloud. Auch ein physikalischer Server ist denkbar. Anrufe laufen über das Internet und können von jedem Ort mit Internetanschluss getätigt oder empfangen werden.
Wie lange die Umstellung auf eine virtuelle Telefonanlage dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die Unternehmensgröße, die Komplexität der bestehenden Telefonanlage sowie die technischen und finanziellen Ressourcen. Je nach Umfang der Implementierung kann ein Wechsel zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen dauern. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie mit einem erfahrenen Anbieter zusammenzuarbeiten.
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