Backup: So sichern Sie Ihre Daten gegen Verlust
19.01.2023
Durch beschädigte Hardware, versehentliches Löschen oder Schadsoftware können wichtige Unternehmensdaten verloren gehen. In solchen Fällen benötigt Ihr Unternehmen ein Backup, mit dem sich die Informationen wiederherstellen lassen. Zur Erstellung solcher Sicherheitskopien gibt es verschiedene Methoden. Auch zum Speicherort – online in der Cloud oder auf physischen Datenträgern – sollten Sie sich Gedanken machen.
Backups: Kurz erklärt
Backups sind für Unternehmen unerlässlich. Dabei erzeugen Sie eine Sicherheitskopie Ihres aktuellen Datenstandes, sodass dieser im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung einfach und schnell wiederhergestellt werden kann.
Für die Erstellung von Backups können Sie verschiedene Methoden – z. B. Softwarelösungen, Cloud-Speicher oder externe Datenträger nutzen – egal, ob Sie Ihre Daten automatisch oder manuell sichern möchten.
Richtlinien für die Datensicherung definieren
Backups spielen für die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen eine wichtige Rolle. Damit Sie im Ernstfall auch auf den letzten Stand Ihrer Daten zurückgreifen können, sollten die Kopien in regelmäßigen Abständen erstellt werden. Daher sollten Sie in Ihrem Unternehmen Richtlinien für Backups festlegen, die u. a. die folgenden Aspekte definieren:
Welche Informationen und Daten werden von welchen Geräten erfasst?
Zu welchem Zeitpunkt wird das Backup erstellt?
Wie oft sollte ein Backup erstellt werden?
Wie häufig die Sicherung erfolgen sollte, z. B. wöchentlich oder täglich, hängt von Größe eines Unternehmens, den Arbeitsabläufen und dem Nutzungsverhalten ab. Arbeiten viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig in einem System, eignen sich Backups in Echtzeit, um möglichst ohne Verluste den aktuellen Datenstand abbilden zu können.
Warum ist Datensicherung wichtig?
Kommt es zu einem Verlust von Unternehmensinformationen und Dateien, kann das weitreichende Folgen haben – finanziell und die Reputation betreffend. Falls kein Backup erstellt wurde oder der Datenstand veraltet ist, sind die betroffenen Dateien unter Umständen unwiederbringlich verloren.
Verschiedene Einflüsse können einen Datenverlust nach sich ziehen. Gründe, warum Sie auf ein Backup zurückgreifen müssen, können u. a. sein:
Systemausfälle, wie z. B. aufgrund lokaler oder regionaler Stromausfälle.
Fehlerhafte oder veraltete Hardware, die bei einem Absturz dafür sorgt, dass Dateien beschädigt werden.
Missgeschicke, wie z. B. Nachlässigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Dateien versehentlich löschen oder nicht ordnungsgemäß speichern.
Schadsoftware, wie z. B. Trojaner, Computerviren oder Ransomware.
Datendiebstähle, bei denen sensible Daten und Informationen mittels Spyware von Cyberkriminellen ausgelesen werden.
Methoden: Auf diese Weise sichern Sie Ihre Daten
Legen Sie eine Backup-Richtlinie für Ihr Unternehmen fest, müssen Sie sich entscheiden mit welcher Methode die Sicherheitskopien erzeugt werden sollen. Im Folgenden lesen Sie mehr zu den gängigen Varianten, worin die Unterschiede bestehen und welche Vor- und Nachteile sie haben.
Bei einem vollständigen Backup werden zu einem festgelegten Zeitpunkt alle Daten, wie Dateien und Einstellungen für Anwendungen, die sich in Ihrem Unternehmensnetzwerk befinden, gesichert – ungeachtet dessen, ob sich diese Informationen seit der letzten Sicherung geändert haben oder nicht. Bei dieser Methode können Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei einem akuten Datenverlust direkt auf die letzte Version zurückgreifen.
Die Nachteile zeigen sich besonders bei großen Datenmengen: Sie benötigen viel Speicherplatz und das Erstellen des Backups dauert unter Umständen sehr lange. Ein Glasfaseranschluss kann die Übertragungszeit (bei Sicherungen in der Cloud) deutlich verkürzen, denn hier profitieren Sie von einer höheren Bandbreite im Upload.
Im ersten Schritt wird auch bei einem inkrementellen Backup eine vollständige Kopie Ihrer Daten erzeugt. Bei allen folgenden Sicherungen werden dann lediglich die Daten übertragen, die sich seit dem letzten Backup geändert haben. Unveränderte Dateien und Einstellungen werden bei dieser Methode ignoriert.
Dadurch sparen Sie nicht nur Speicherplatz ein, die Übertragung der Daten benötigt auch deutlich weniger Zeit als bei einer vollständigen Sicherung. Allerdings ist eine Wiederherstellung der Daten zeitaufwändiger: Um den letzten Informationsstand zu reproduzieren, müssen Sie zuerst das vollständige Backup und danach alle inkrementellen Datenstände wiederherstellen.
Ähnlich funktioniert auch die Sicherung mit der differentiellen Methode: Erst erfolgt ein vollständiges Backup, danach werden alle Daten erfasst, die seitdem geändert oder erneuert wurden. Bei allen weiteren Backups dient jedoch nicht die Vorversion als Basis (wie bei der inkrementellen Methode), sondern das vollständige Backup.
Auf diese Weise sichern Sie Ihre Daten zwar deutlich schneller als bei inkrementellen Backups, benötigen allerdings auch mehr Speicherplatz in der Cloud oder auf einem externen Speichermedium.
Sicherheitskopien erstellen: Software und Lösungen
Sie haben die Wahl, ob Ihre Backups automatisch oder manuell erzeugt werden sollen. Die Sicherung Ihrer Daten können Sie somit individuell an Ihre Unternehmensbedürfnisse anpassen. Automatische Backups werden üblicherweise unbemerkt im Hintergrund erstellt. Die Arbeit Ihrer Angestellten wird durch den Upload der Daten also nicht unterbrochen oder beeinträchtigt.
Die automatisch erzeugten Sicherheitskopien werden in der Regel online in der Cloud gespeichert. Zahlreiche IT-Dienstleistungsunternehmen bieten dafür umfangreiche Services an, die im Ernstfall auch Support bei der Wiederherstellung der Daten leisten. Zudem verfügen auch die Anbieter gängiger Betriebssysteme über eigene Services, die Sie zum Erstellen von Backups in Ihrem Unternehmen nutzen können:
Microsoft: Mit der Cloud-Plattform Azure können Microsoft-Firmenkunden neben vielen weiteren Services auch Backups erstellen. Der Vorteil: Azure lässt sich in die bestehende IT-Struktur Ihres Unternehmens integrieren und zentral verwalten.
Google: Mit Google Drive erhalten Sie vom Laptop, Rechner, Smartphone oder Browser aus Zugriff auf den Cloud-Service von Google für Ihre Backups. Per Google Workspace buchen Sie einen für Ihr Unternehmen passenden Tarif.
Apple: Arbeitet Ihr Unternehmen mit Macs, hilft Ihnen für externe Backups die Apple-Anwendung Time Machine weiter, die unter macOS verfügbar ist. Online speichern Sie sowohl unter macOS als auch iOS auf iPhone und iPad Ihre Sicherheitskopien in der iCloud. Auf mobilen Geräten werden dabei in der Regel alle Geräteeinstellungen, Anwendungsinformationen, Nachrichten und mehr synchronisiert.
Tipp: Darüber hinaus bietet Microsoft die in Windows integrierte OneDrive-Anwendung, die mit den Geräten und Accounts Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verknüpft sind und deren Daten in der Cloud speichern. Das Programm ist zudem mit Microsoft 365 kompatibel und per Smartphone haben Sie beim mobilen Arbeiten auch von unterwegs Zugriff auf Ihre Daten.
Eine Alternative für online-basierte automatische Backups kann auch die NAS-Datensicherung sein (NAS steht für „Network-attached Storage“). Dabei handelt es sich um ein Speichersystem, das nicht nur im Look einem kleinen PC ähnelt, sondern auch so aufgebaut ist – inklusive mehrerer Festplatten. Das NAS ist direkt an das Unternehmensnetzwerk angeschlossen und erstellt autonom im Hintergrund eine Sicherheitskopie.
Manuell statt automatisch: Das sind die Vor- und Nachteile
Bei manuellen Backups ist Ihr Unternehmen im Vergleich zur automatischen Sicherung zwar nicht abhängig von Online-Services oder externen Dienstleistern, die Sicherheitskopie läuft allerdings oftmals nicht passiv im Hintergrund ab und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen gegebenenfalls ihre Arbeit unterbrechen. Im Idealfall sollten Sie bei dieser Variante aus Sicherheitsgründen zudem mehr als eine Sicherheitskopie erstellen und diese an verschiedenen Orten aufbewahren.
Backups im Überblick
Backups …
sind ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit von Unternehmen, mit denen verloren gegangene oder beschädigte Dateien einfach wiederhergestellt werden können.
sollten regelmäßig erstellt werden und dabei gewissen Richtlinien folgen, die beschreiben, wie oft und mit welcher Methode die Sicherungskopie erzeugt wird, um reibungslose Abläufe ohne Datenverlust zu garantieren.
können automatisch im Hintergrund oder manuell erzeugt werden und dabei entweder online in der Cloud oder auf externen Speichermedien gesichert werden.
lassen sich bei vielen Betriebssystemen mit bereits integrierten Services oder durch externe Dienstleister erstellen.
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange das Erstellen eines Backups dauert, lässt sich pauschal nicht beantworten. Faktoren, die die Übertragungszeit der Sicherheitskopie beeinflussen, sind u. a. die Datenmenge, mit welcher Methode das Backup erstellt wird (vollständig, inkrementell oder differentiell) und – bei Backups in der Cloud – die verfügbare Bandbreite im Upload.
Ist ein Backup Ende-zu-Ende verschlüsselt, werden die Daten bei der Sicherung chiffriert, sodass nur rechtmäßige Nutzerinnen und Nutzer Zugriff darauf haben und die Datenstände verwalten können. So wird ein Zugriff Dritter auf die Datensätze deutlich erschwert.
Kann keine Sicherheitskopie der Unternehmensdaten erstellt werden, kann das verschiedene Ursachen haben. Speichern Sie Ihre Daten online in der Cloud, kann eine Unterbrechung der Internetverbindung für ein fehlgeschlagenes Backup sorgen. Bei externen Speichermedien, wie z. B. Festplatten, sollten Sie überprüfen, ob die Hardware noch funktionsfähig ist. Generell gilt: Sie sollten stets genug Speicherplatz für Ihre Backups bereitstellen.
Bei einem Backup wird eine Sicherheitskopie, also ein Duplikat, von einem bestimmten Datensatz erstellt, der dann online oder auf externen Speichermedien gesichert wird, sodass verloren gegangene oder beschädigte Dateien aus der Sicherung wiederhergestellt werden können.
Backups sind ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit in einem Unternehmen. Hat eine Firma keine Backup-Richtlinie eingeführt und sichert Ihre Daten demnach nicht regelmäßig, kann dies weitreichende Folgen haben, wenn Dateien durch beschädigte Hardware oder versehentliches Löschen verloren gehen. Zudem haben Sie ohne Backup im schlimmsten Fall keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten bei einem Datendiebstahl durch Cyberkriminelle.
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