IP-Telefonie-Umstellung optimal gestalten

Die Zukunft spricht IP

Weltweit stellen Telekommunikationsanbieter ihre Telefoninfrastruktur derzeit auf IP um. Auch die Deutsche Telekom will bis Ende 2018 das ISDN-Netz abschalten und sämtliche Anschlüsse auf IP überführen. Wer die Umstellung clever plant, kann künftig von neuen Services profitieren, seine Effizienz steigern und Kosten senken.

Schnellere Kommunikation, standortübergreifende Zusammenarbeit

Sie möchten die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg verbessern? In einem IP-Netzwerk telefonieren Ihre Mitarbeiter nicht nur miteinander. Sondern senden E-Mails, nutzen Instant Messaging, nehmen an Videokonferenzen teil und bringen dank Web-Collaboration gemeinsame Projekte noch schneller voran – über unterschiedlichste Geräte und ohne Medienbrüche. Egal ob im Festnetz oder mit dem Smartphone.

Exzellente Sprachqualität, bessere Verständlichkeit

Ein weiterer Vorteil: IP-Anschlüsse und IP-Endgeräte können eine höhere Sprachqualität bieten als die derzeit noch genutzten Telefonanschlüsse – dank „HD-Voice“ hat das „Rauschen und Knacksen“ ein Ende und Sie verstehen Ihre Gesprächspartner zukünftig besser denn je.

Die Verwaltung wird einfacher. Die Kosten sinken.

Zudem bietet Ihnen die Umstellung die Möglichkeit, Kostenvorteile in Betrieb und Service zu realisieren. Die Telefonie via Internet ist einfacher zu handhaben als analoge Telefonie bzw. ISDN-Telefonie und außerdem sehr gut skalierbar: VoIP-Telefongespräche führen Sie künftig über dasselbe Netzwerk, das auch PCs und Server miteinander verbindet – ein zusätzliches unternehmensinternes Netz fürs Telefon brauchen Sie nicht mehr. Neue Arbeitsplätze lassen sich in wenigen Minuten einrichten. Für Ihr Unternehmen heißt das: Die Administration wird entlastet, die Kosten sinken.

Die richtige Strategie für Unternehmen

Um ans Ziel zu kommen, können Sie unterschiedliche Wege einschlagen:

1. Sie nutzen Ihre bisherige ISDN-Telefonanlage weiter, erhalten einen neuen Voice-Router und betreiben diese an einem IP-Gateway.
2. Sie wechseln zu einer IP-fähigen Telefonanlage
3. Sie lagern Ihre Telefonanlage aus und beziehen diese als Service aus der Cloud.

Variante 1 kann eine Übergangslösung sein, wenn Sie z.B. das Ende eines bestehenden Leasingvertrags für Ihre ISDN-Telefonanlage abwarten möchten. Es handelt sich um eine kurzfristige Lösung, da zunehmend mit Problemen bei Support und Ersatzteilbeschaffung von ISDN zu rechnen ist und die Technik „ausstirbt“. Mit dieser Variante lassen sich allerdings die Vorteile der neuen Telefonie-Generation nicht nutzen.

Lösung 2 ist eine gute Wahl für Unternehmen, die vom größeren Funktionsumfang bei der Telefonie profitieren und flexibel weitere Filialen, Homeoffices und mobile Mitarbeiter einbinden wollen. Eine eigene Telefonanlage ist auch dann vorteilhaft, wenn etwa individuelle Konfigurationsmöglichkeiten oder besondere Sicherheitsanforderungen gefragt sind.

Option 3 bringt ein Höchstmaß an Unabhängigkeit und Flexibilität. Alle Funktionen werden netzseitig bereitgestellt, sämtliche Einstellungen lassen sich über eine Web-Oberfläche konfigurieren. Zudem entfallen Investitionskosten für Telefonanlagen-Hardware und Services können standortunabhängig genutzt werden.

Wechsel gut vorbereiten

Wie bei allen technischen Projekten ist auch bei der IP-Telefonie-Umstellung eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Mit einer umfassenden Situationsanalyse, einem sauberen Konzept und guter Planung vollziehen Sie den Wechsel ohne Fallstricke und Stolperfallen.

Anforderungen analysieren

Die Umstellung kann für Sie als Kunde auch ein willkommener Anlass sein, sich über neue, leistungsfähigere und komfortablere Lösungen auf dem Markt zu informieren. Gehen Sie die Punkte Ihrer Bestands- und Funktionsübersicht durch und machen Sie sich klar, welche Anforderungen Sie an Ihre Festnetz-Telefonie stellen: Soll die bestehende Hardware weiterverwendet oder ausgetauscht werden? Benötigen Sie bestimmte Sonderfunktionen auch in Zukunft?

Einzelfall genau prüfen

Kommt in Ihrem Unternehmen zum Beispiel nach wie vor ein Faxgerät zum Einsatz? Viele Faxgeräte sind noch auf Analog- oder ISDN-Technik ausgelegt. Das gilt auch für Sonderdienste wie EC-Bezahlterminals oder Alarm- und Notrufanlagen. Ob Sie diese nach dem Umstieg auf die IP-Technik weiter nutzen können oder durch eine modernere Lösung ersetzen müssen, hängt vom Einzelfall ab. Dies muss bei der Vorbereitung eingehend geprüft werden.

Checkliste zur IP-Telefonie-Umstellung

Unsere Checkliste zeigt Ihnen, auf welche Punkte Sie bei der Vorbereitung der Umstellung besonders achten sollten.

Technische Voraussetzungen

Wird bereits eine IP-fähige TK-Anlage eingesetzt? Benötige ich neue Hardware?

Welcher Festnetzanschluss wird genutzt – ISDN oder bereits ein kombinierter Telefon- und DSL-Anschluss? Ist ein Breitbandanschluss vorhanden und ist dieser ausreichend dimensioniert?

Ist das Netzwerk VoIP-fähig?

Sollen verschiedene Standorte miteinander vernetzt werden?

Organisatorische Punkte

Vertragslaufzeiten, Kündigungskonditionen

Einbindung des Betriebsrats in Branchen, sofern Telefonate aufgezeichnet werden müssen (z.B. Beratungsgespräche bei Banken).

Bedarfsanalyse

Welche Anforderungen werden an die neue VoIP-Lösung gestellt?

Wie viele Arbeitsplätze sollen eingebunden werden und wie sollen dementsprechend Anlage und Anschluss dimensioniert sein?

Werden Sonderdienste und Anwendungen zur Alarmübertragung für Melde- und Überwachungssysteme (Aufzugnotruf, Alarmanlage, EC-Cash-Terminals) weiterhin benötigt und werden diese noch über das ISDN-Netz realisiert?

Welches Betriebsmodell eignet sich: Eigenbetrieb versus virtuelle TK-Anlage?

Providerwahl

Kosten/Nutzen-Vergleich über eine Anfrage beim Telekommunikationsanbieter oder IT-Berater anstellen. Welche Service-Levels werden angeboten?

Wie wird die Qualität der Sprachdienstleistung sichergestellt?

Nichts vergessen dank Liste

Unser Tipp: Erstellen Sie eine vollständige Bestands- und Funktionsliste. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Sie bei Konzeption und Umsetzung der neuen Lösung keine Anwendung oder Funktion vergessen. Denken Sie daran, auch mögliche Filialen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften einzubeziehen.

Auf einen Blick: Informationsbroschüre zum Download

Unser Rat: Machen Sie sich zunächst bestmöglich mit den Parametern der möglichen Umstellungswege vertraut und legen Sie dann die richtige All-IP-Strategie für Ihr Unternehmen fest. Im „kompetent“-Beileger des Creditreform-Magazins haben wir die wichtigsten Details zum Thema Umstellung für Sie zusammengefasst.

16 Seiten geballtes Wissen

Der Beileger bietet Ihnen kompaktes Wissen zu den Vorteilen, zur idealen IP-Strategie, zu möglichen Stolperfallen, Best-Practices und Sicherheitsaspekten; zudem zeigt er einen Ausblick in die Zukunft der Zusammenarbeit in Unternehmen. Zu folgenden Themen finden Sie in der 16-seitigen Broschüre informative, praxisorientierte Beiträge:

Die Zukunft spricht IP – Hintergrundartikel über den Nutzen der IP-Telefonie

Drei Wege in die Zukunft der Telefonie – Erklärung der wichtigsten Umstellungs-Optionen

So klappt der Umstieg – wichtige Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen sollten

Zukunftssichere Festnetztelefonie mit O₂ All-IP Voice – die Lösung von O₂, um neue und auch ältere Telefonanlagen anzuschließen

Digital Phone von O₂: die neue Freiheit für das Telefon – die virtuelle Telefonanlage von O₂

Drei Unternehmen, drei Anwendungen, drei Lösungen – Beispiele für die sinnvolle Nutzung der IP-Telefonie

Wie sicher ist IP-Telefonie? – der Branchenverband Bitkom gibt Tipps

All-IP als Wegbereiter für digitalisierte und flexiblere Unternehmen – All-IP als Basis für neue Prozesse und Geschäftsmodelle